История успеха ООО «Торговый дом «Башхим»

О клиенте

Торговый дом «Башхим» занимается реализацией продукции Башкирской содовой компании и Березниковского содового завода – ведущих производственных предприятий химической отрасли России. Компании представляют широкий ассортимент химической продукции промышленного и бытового назначения в странах Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. На российском рынке компания известна по желто-оранжевой пачке с надписью: «Сода пищевая».

Число работников

более 15000

Продукция

химическая продукция промышленного и бытового назначения

Оборот

-

Проблематика

Проблематика
1

Затягивались сроки поставки основной продукции

2

Отсутствовал единый процесс по работе с документами на отгрузку в рамках ECM- и учетной системы

3

Дублировалась работа с отгрузочными документами в разных системах

4

Много времени отнимал обмен оригиналами документов

5

Риск утраты оригиналов в ходе процессов был достаточно высок

6

Риск подмены документов

Задачи

1

Ускорить обработку распоряжений на отгрузку продукции

2

Сократить расходы на пересылку и хранение документов

3

Обеспечить прозрачность процесса отгрузки

4

Выполнить интеграцию DIRECTUM с учетной системой для работы с документами от создания до утверждения

5

Обеспечить сквозные бизнес-процессы по работе с отгрузочными документами между филиалами

6

Сформировать единое хранилище всех документов с электронной подписью

Задачи

Подготовка к реализации

  • Проведение аудита

    Сбор требований и анализ текущего бизнес-процесса

  • Концепция

    Формирование концепции автоматизации бизнес-процессов

  • Подготовка MVP

    Создание и презентация прототипа заказчику

  • Техническое задание

    Создание технического задания к внедряемому решению

  • Старт проекта внедрения

    Подготовка документации проекта и старт работ

Чего мы добились

Запуск сквозного процесса обмена распоряжениями на отгрузку (РНО) между ТД «Башхим» и АО «БСК» позволил ускорить подготовку и согласование документов. За день сотрудники компаний обрабатывают свыше 50 РНО. До автоматизации процесса тратилось много полезного времени на рутинные операции: получение документов от экспедиторов, обработка и занесение в учетную систему, проверка и уточнение, какие из документов являются корректирующими.

Еще один существенный плюс от автоматизации – риск потерять или испортить документ сведен к минимуму, тогда как при работе с бумажными документами такие случаи отнюдь не редкость.

Ускоренное согласование РНО – это быстрая отгрузка продукции и довольный заказчик. Несмотря на то, что это всего один из множества процессов, но даже его оптимизация позволяет говорить о более высоком уровне обслуживания.

Валерий Рубцов

Валерий Рубцов

директор по разработке и внедрению ТАНАИС

«Переход на межкорпоративное взаимодействие является следующим шагом в развитии компании и ее бизнес-процессов, которые не только ускоряют обмен информацией между компаниями, а позволяют исключить многие узкие места: поздняя доставка документов или их потеря, штрафные санкции по неисполненному договору или потерю партнерских отношений вовсе».

  • Ускорение процессов

    Ускорились сроки подготовки и доставки документов

  • Минимизация рисков

    Риск потери документов минимальный

  • Повышение уровня

    Повысился уровень обслуживания заказчиков

  • Интеграция систем

    DIRECTUM, Галактика ERP и Synerdocs в едином контуре

Как мы это сделали

Используемые решения и сервисы

  • Набор решений

    Межкорпоративный документооборот

  • Решение

    Интеграция с ERP Галактика

  • Финансовый архив

    Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов

  • Synerdocs

    Сервис обмена электронными документами

Срок реализации проекта

  • Начало проекта

    01.03.2017

  • Окончание проекта

    30.09.2017

  • Сопровождение и развитие решения

    С 01.10.2017

Основные доработки

Процесс обмена распоряжениями на отгрузку (РНО) не ограничивается передачей одного вида документов. Помимо основного документа, представленного в формате PDF, требуется также передавать сопроводительные документы.  


Кроме того, на этапе проработки интеграционного решения между ERP-системой «Галактика» и системой DIRECTUM стало ясно, что в пакет документов нужно добавить еще один – в формате XML. Этот файл служит для передачи актуальных данных из системы «Галактика» ТД «Башхим» в систему «Галактика», используемую в производственной компании. Таким образом, в пакет документов для обмена входит минимум 3 файла – РНО в формате PDF и XML, а также сопроводительный документ в формате PDF.


1.     В ERP-системе «Галактика» создается документ «Распоряжение на отгрузку» и формируются XML- и PDF-файлы.

2.     Через веб-сервисы интеграции ERP-система вызывает сценарий DIRECTUM.

3.     Сценарий создает новый документ в DIRECTUM при этом XML- и PDF-файлы сохраняются, запускается задача на согласование пакета документов.

4.     Пользователи по типовому маршруту согласовывают РНО и подписывают его ЭП, после этого документ заносится в DISI (DIRECTUM Interchange System Integration) и отправляется через сервис обмена Synerdocs в производственную компанию.

Так как в сервисе обмена тарифицируются все документы, было принято решение все файлы помещать в ZIP-архив и передавать уже его.

5.     Чтобы сотрудникам ТД «Башхим» было проще отслеживать этапы работы с документом в производственной компании, Synerdocs показывает статусы документа: «Отправлен контрагенту», «Подписан контрагентом», «Отклонен контрагентом».

6.     Статусы документа, генерируемые в Synerdocs, через систему DIRECTUM передаются обратно в ERP-систему «Галактика» ТД «Башхим».

7.     Система DIRECTUM на стороне производственной компании, а точнее служба DISI, принимает ZIP-файл из Synerdocs и распаковывает его. В системе создаются новые документы или версии документов (если обмен корректировочными документами, которые уже загружены в DIRECTUM), затем отправляется задача на рассмотрение. Задание поступает группе сотрудников для определения ответственного – на первом круге согласования ТМ содержит кнопку «В работу», как только кто-то выполняет задание, для остальных оно автоматически прекращается, а в ленте задания появляются кнопки «На согласование», «Подписано» и «Отклонить». На втором круге ответственный принимает конкретное решение.

8.     После согласования DIRECTUM отправляет факт подтверждения в Synerdocs, а на основании XML-файла формируется документ в ERP-системе «Галактика» на стороне производственной компании.

При реализации проекта учтены также два важных момента:

·     Корректировки в РНО. В этом случае в системах DIRECTUM и на стороне ТД «Башхим», и на стороне производственной компании автоматически создается новая версия этого документа с пояснением «Замена», а предыдущая версия становится устаревшей.

·     Аннулирование РНО. Пользователи из ERP-системы отправляют новый документ с определенным статусом, который не требует согласования на стороне производственной компании.


«В данный момент основные системы на наших предприятиях унифицированы, у всех ERP – Галактика, в качестве системы согласования – DIRECTUM. Synerdocs есть во всех организациях группы «БАШХИМ», поэтому с точки зрения стандартизации была цель построить решение, которое будет использоваться и для внутренних целей, и для внешних, где необходима юридическая значимость документов. Если решение одно, его легче понимать и администрировать, эксплуатировать в дальнейшем».


Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий ООО «ТД Башхим»

Планы

Сейчас ООО «ТД Башхим» переходит на межкорпоративное электронное взаимодействие, среди документов обмена не только распоряжения на отгрузку и связанные комплекты, но и первичная финансовая документация – универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры.


В будущем планируется подключение к сервису обмена Synerdocs ключевых клиентов, чтобы все основные документы были в связке «Учетная система – Система документооборота – Сервис обмена». Это позволит улучшить и перевести бизнес-процессы на более высокий уровень.

Стать клиентом
Стать партнером
Стать сотрудником
Хотите получить предложение от нас?
ФИО* Телефон* Ваша компания* Вопрос*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите работать с нами?
ФИО* Телефон* Ваша компания* Вопрос*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите к нам в строй?
ФИО* Телефон* Желаемая должность* Расскажите о себе*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением